3.1. Objetivo del Proyecto
La clave para empezar con éxito un proyecto es que tengamos
los términos de referencia bien establecidos. Para ello, debemos conocer los
usuarios (autoridad y el patrocinador), los objetivos, el ámbito, las
restricciones, los costes y /o presupuesto, los recursos, las entregas, las
fases del proyecto, las estrategias, riesgos, hipótesis, roles y
responsabilidades.
Un aspecto muy importante para mantener el apoyo de la
organización es que los objetivos del proyecto estén en perfecta conexión con
los de aquella y además que se hagan explícitos. En síntesis podemos decir que
las principales razones para el establecimiento de objetivos son:
- · Objetivos de la Gestión de Proyectos
- · Definir el Proyecto y establecer la estructura organizativa de los equipos
- · Definir claramente los objetivos y establecer una planificación del Proyecto
- · Realizar estimaciones concretas y reales de tiempos, costes y recursos
- · Controlar y supervisar los trabajos, inversiones, consumo de recursos, costes y tiempos de ejecución del proyecto
- · Establecer unos criterios de calidad sobre los resultados esperados, y comprobar su cumplimiento
- · Prever los posibles riesgos que puedan surgir
- · Permitir la resolución inmediata de los problemas surgidos durante la ejecución del Proyecto
- · Proporcionar una dirección.
- · Enfocar los resultados.
- · Permitir que se lleven a cabo los planes.
- · Priorizar y organizar el trabajo.
- · Motivar al personal
- · Comunicar el propósito del proyecto.
- · Permitir que se reconozca el éxito.
La administración efectiva de un proyecto de software
depende de planear completamente el progreso del proyecto. Las metas globales
del negocio son un factor importante que debe considerarse cuando se formula el
plan del proyecto. El proceso de planeación del proyecto inicia con una
valoración de las restricciones que afectan el proyecto (fecha de entrega
requerida, personal disponible, presupuesto global, etc.).
Ésta se lleva a cabo
con una estimación de los parámetros del proyecto como su estructura, tamaño y
distribución de funciones. Después de algún tiempo (por lo general 2 o 3
semanas), se revisa el proyecto y señalan las discrepancias. Debido a que las
estimaciones iniciales de los parámetros del proyecto son tentativas, el plan
siempre deberá actualizarse.
3.2. Estimaciones de Tiempo
La gestión de tiempos reúne todos aquellos procesos
necesarios para asegurar el correcto desarrollo de las distintas tareas, dentro
de los plazos especificados, así como de las herramientas para el control y
seguimiento de la planificación temporal y la programación del proyecto.
Los principales procesos incluidos en esta categoría
son:
- · Definición de tareas: Identificando las tareas específicas necesarias para el desarrollo del proyecto, y obtención de los resultados. La definición de las tareas consiste en identificar y documentar todas las tareas específicas que deben de realizarse para obtener los resultados esperados, tal y como se especifica en la planificación del proyecto.
- · Secuencia de actividades: Definiendo las inter-relaciones existentes entre las diferentes tareas. Este proceso consiste en la identificación y documentación de las interacciones lógicas entre las distintas tareas, sus inter-relaciones y dependencias mutuas. Estas relaciones deben de ser planificadas con suficiente precisión, de forma que se pueda obtener posteriormente un calendario realista y una programación razonable del proyecto.
- · Estimación de la duración de las tareas: Estimando el número de unidades necesarias para su completa finalización. Es el proceso de toma de información a partir de los objetivos y alcance del proyecto, y de los recursos necesarios y disponibles, para establecer una duración lo más aproximada posible a la realidad de cada tarea. Cada duración, suele definirse por la persona, ó grupo de personas a cargo de cada tarea, ya que ellos conocen más detalladamente los requisitos individuales y específicos de las tareas a su cargo. Este proceso es un proceso progresivo, que depende en gran manera del grado de detalle, y de la calidad de la información de la que se disponga.
- · Establecimiento del calendario: A partir del análisis de las secuencias de tareas, duraciones, y los recursos requeridos para cada una de ellas. Este proceso consiste en definir claramente las fechas de inicio y fin de cada una de las tareas a desarrollar en el proyecto. Lógicamente, si estas fechas no son realistas, es poco probable que el proyecto se desarrolle y finalice dentro de los plazos establecidos. Este proceso depende en gran medida de los procesos de estimación de la duración de las tareas, así como de la estimación de costes.
- · Control del calendario: Realizando un seguimiento y ajustando en caso necesario los posibles cambios en la programación. Estos procesos interactúan entre ellos mismo, y con procesos de otras áreas, y requieren el trabajo de una sola, o de un equipo de personas en función del tamaño y de las necesidades del proyecto.
3.3. Estimaciones de Costos
El proceso de estimación del coste de un producto software
está formado por un conjunto de técnicas y procedimientos que se usan en
la organización para poder llegar a una predicción fiable. Éste es un
proceso continuo, que debe ser usado y consultado a lo largo de todo el
ciclo de vida del proyecto. Se divide en los siguientes pasos:
- · Estimación del tamaño.
- · Estimación del costo y del esfuerzo.
- · Estimación de la programación temporal.
- · Estimación de la cantidad de recursos computacionales.
- · Asunción de riesgos.
- · Inspección y aprobación.
- · Redacción de informes de estimación.
Todas estas estimaciones necesarias están basadas en
probabilidades debido a la influencia de factores externos de difícil
control. Además de estas probabilidades, es necesario recurrir a
información histórica, que debe ser fácilmente accesible y disponible para
la organización en cualquier momento.
Gestión de Costes
Esta categoría incluye todos aquellos procesos necesarios
para asegurar que el proyecto se va a completar conforme al presupuesto
establecido. Estos procesos se pueden resumir en:
- · Planificación de recursos: Determinando que recursos (personal, equipamiento, materiales, etc.) y en que cantidad son necesarios para desarrollar las tareas del proyecto. La planificación de recursos se encarga de determinar que recursos físicos (personas, equipamiento y materiales), en que cantidades son necesarias y en qué momento son requeridos, para desarrollar las tareas del proyecto.
- · Estimación de costes: calculando aproximadamente los costes de los recursos consumidos. Se encarga de realizar un cálculo aproximado de los costes de los recursos necesarios para el desarrollo de las tareas del proyecto, a la vez que de estimar las posibles variaciones de estas aproximaciones con respecto a la realidad.
- · Presupuestos y Financiación de los costes: Estableciendo en que categoría se deben asignar esos costes dentro del presupuesto.
3.4. Estimacion de Personal Requerido
Gestión de Recursos Humanos
Este apartado describe los procesos necesarios para hacer
más efectivo y eficaz el trabajo y la coordinación entre las distintas personas
que participan en el proyecto. En estos procesos participan desde los
inversores, sponsors, clientes, socios, trabajadores, técnicos, directores,
responsables. Engloba tres procesos principales:
- · Planificación de la Organización: Identificando, documentando, y asignando las distintas labores del proyecto a distintas personas, estableciendo las responsabilidades y la jerarquía y relaciones internas. Este proceso aborda la identificación, recopilación de documentación, y la asignación de responsabilidades, labores, relaciones del personal involucrado en el proyecto, tanto a nivel individual, como a nivel de equipo ó grupos. Por tanto, engloba la asignación de tareas tanto a nivel individual, como a los distintos colectivos que participan en su desarrollo. En la mayoría de los proyectos, esta asignación se plantea y realiza en las primeras fases de desarrollo, sin embargo, deben de ser revisadas de forma continua, y actualizadas en caso de cambios, altas ó bajas, en el personal de la empresa.
- · Selección de Personal: Escogiendo a las personas necesarias y adecuadas para el desarrollo del proyecto. Es el proceso encargado de escoger que personas o grupos trabajan para el proyecto. La mayoría de las veces, los mejores recursos humanos no estarán disponibles, por lo que es responsabilidad del equipo de dirección, seleccionar a aquellos que aseguren el cumplimiento de los objetivos y resultados del proyecto.
- · Desarrollo de los Equipos: Desarrollando las habilidades individuales y de equipo de las personas, para mejorar el rendimiento del proyecto. El desarrollo de equipos tiene en cuenta desde la habilidad individual de cada miembro lo participante del proyecto de contribuir a su desarrollo, hasta la capacidad de trabajo de un equipo de proyectos como equipo, es decir, contempla desde el desarrollo y la motivación individual, hasta su integración y cooperación dentro de un equipo de trabajo. A la hora de desarrollar un equipo para un proyecto, es imprescindible dejar bien claro desde el principio, tanto la jerarquía de la organización, como las atribuciones y responsabilidades de cada uno de los miembros.
